1. The Conference name is "1st International Scientific Meeting See More Imaging Methods in Medicine, Biology and Archaeology ", hereinafter referred to as the Conference.
2. The Conference will be held on the 8th - 9th of December 2017 in the building of the Medical Information Center, Medical University of Wroclaw, ul. Marcinkowskiego 2 - 6, 50-368 Wroclaw.
3. The Conference is organized by the Organizing Committeecomposed of representatives of the Student Scientific Groups(SKN-s): SKN of Paleoanatomy“Vertex” SKN of Radiology, SKN of Clinical and Dissecting Anatomy and Anthropologist SKN “JUVENIS”.
4. The Conference will hold oral plenary sessions in Polish or English.
5.
a) The Conference will accept original, casuistic or illustrative papers of particular merit. Each participant may submit any number of works.
b) each participant can be a coauthor of unlimited amount of papers
6. The Organizing Committee reserves the right to categorize the submitted paper to another plenary session, different from the one indicated by the reporting person.
7. The Organizing Committee can cancel a session or join to another one.
8. A review prepared by the Scientific Committee will determine the acceptance of the paper. Organizing committee also reserves the right to create a poster contest for the session, which will be open for works that have not been accepted for oral presentation.
9. Authors of the paper can be students of the Universities, PhD students and young sciencists (below 35 years of age).
10. Supervisors of the paper cannot be coauthors.
11. The acceptable number of authors of one paper is 5.
12. The acceptable number of research supervisors is 2 per paper.
13. The participants of doctoral studies are allowed to be research supervisors.
14. An abstract of the paper should be submitted via internet, using the application form available our webpage. The deadline for the abstracts is the 17th of November 2017 at 23:59. The organizing committee reserves the right to prolong the deadline date.
15. The registration of the abstract is unequivocal with accepting of the regulations of the Conference. The authors of the paper will bear the consequences of breaking the rules stated in regulations.
16. The abstract must be no longer than 2250 signs (including spacebars), it should have structural type and should include: introduction, aim of work, materials and methods, results and conclusions; for Case Report session: introduction, case study and conclusions; Summaries of the review papers should include: introduction, description of the problem, summary. The abstract should be sent in English regardless of the session. The authors are responsible for the content and the form of the abstract.
17. The abstracts should be written accordingly to the model available on the webpage.
18. The abstracts that do not meet formal requirements can be rejected by Organizing Committee.
19. The Organizers reserve the right to make a correction in registrated abstracts if they consist of factual errors.
20. If the registrated paper will be qualified for poster competition within an appropriate plenar session, posters should be created in electronic form:
--> PDF, paper size B1, 300 DPI or
--> JPG pixel size8350 x 11811
21. Posters will be presented during the Conference in electronic form, printing is not required.
22. The list of papers qualified for the Conference will be placed on the Conference's website on 23th of November 2017.
23. Registration fee.
a)when the list of papers qualified is announced, the authors registrating the paper (active participants) and all coauthors participating in the event are obliged to pay the fee: 70 PLN for active participants who had submitted their paper before 5th of November 2017, 23:59 p.m. and 100 PLN for active participants who had submitted their paper before 17th of November 2017, 23:59.
b) he passive participants: 70 PLN
c) he registration fee must be paid by bank transfer to the following bank account:
BZ WBK XXXV O/Wrocław
35 1500 1793 1217 9000 9997 0000
Title: "See More Conference [participant's name and surname]”
It shall be done before 30th of November 2017.
e) The fee entitles to:
- receive conference materials and a certificate of attendance,
- deliver a conference paper by one or two of the authors,
- take part in the discussion as a coauthor,
- attend supporting events
- ACCOMODATION IS NOT INCLUDED
f) registration fee payment on the day of the conference is not possible.
g) Attention! Paper's coauthors are not obliged to pay the fee if they will be absent on the Conference.
24.The conference is not of a commercial nature; all the income or profits are used to cover organizational costs.
25. A proof of payment should be kept and shown at the registration desk to the conductor of the session.
26. Invoices for the registration fee transferred to the account of Wroclaw Medical University will be made out at the participant’s request and sent after the Conference on the address given by the participant. The request shall be done by the form available on the webpage. Following details should be provided: VATIN of the university, its full address; name and surname, address of the participant; address where the invoice should be sent.
27. According to the Financial Department policy of Wroclaw Medical University the invoice will be send to recipient address (university, institute, company).
28. Types of conference’s participants:
ACTIVE PARTICIPANT
- person who submitted the paper and coauthors who are present on the Conference,
- each of the person reported as author or coauthor(present on the conference) of the work is required to pay the conference fee and to register using the form given on the website: www.stn.umed.wroc.pl,
- author and coauthors who are present on the Conference will receive a certificate confirming delivering the paper and will receive a set of conference materials
- author and coauthors may attend all scientific sessions, events and workshops
- in case of lack of fulfilment of the requirements connected with the fee payment and the registration form by one of the authors, the organizers have the right to refuse to issue a certificate confirming paper delivering
PASSIVE PARTICIPANT
- person who is the listener of thematic sessions, does not present any paper,
- person is required to pay the conference fee and to register using the form available on the website: www.stn.umed.wroc.pl,
- passive participant receives a certificate of passive participation in the Conference and a set of conference materials,
- participant may attend all scientific sessions, events and workshops
29. Time assigned for each paper is 8 minutes for presentation and 2 minutes for discussion in oral session and 5 minutes for presentation and 2 minutes for discussion in poster competition(in case it is announced). This rule will be rigorously respected by the Jury President and each session conductor.
30. A multimedia projector will be available for authors of the paper. Presentation must be saved as .ppt, .pptx or .pdf files. Presentations should not contain any videos. Presentation must be send on the email address given by the conductor of an appropriate session till the 1st of December 2017 at 23:59.
31. All authors are allowed to participate in discussion after finishing the presentation. The Jury of an appropriate session is entitled to ask them questions about the presented paper. Listeners participating in the session are also allowed to ask questions about the presented paper.
32. Three best papers (1st, 2nd and 3rd place) will be selected in each session on a competitive basis. In case when less than 10 papers are presented another number of awards can be granted. In case of more than 20 papers are presented, additional distinctions can be awarded. In case of announcing poster competition, the Scientific Committee will decide about the number of awards.
33.The final decision concerning the amount of awarded and distincted papers belongs to the Jury of the proper session.
34. The ranking list will be created according to points given by the Jury. In a situation when two or more papers will receive the same number of points, a decisive vote belongs to the President of Jury of each session.
35. The elements of the paper assessed by the Jury are: paper preparation (introduction, aim, materials, research methods, results, conclusions), problem relevance, presentation manner, work independence, time adjustment, discussion. The authors of the best papers will receive prizes and diplomas which include: name of the plenary session, names of the authors, the paper title and ranking place.
36. The Jury's scoring and rating of the papers are confidential. The Jury can comment the paper during discussion part.
37. The session's results are confidential till the closing ceremony which will be held on the 9th of December 2017.
38. The evidence of passive participation in the Conference is Certificate of Passive Participation and the evidence of delivering a paper is the Certificate of Deliviering the Paper drawn after closure of the Conference's debate. The Organizers reserve the right to refuse to give the certificate to authors who will not attend the Conference, not pay the conference's fee or will not present their papers.
39. In case of any controversial issue or problem that is not mentioned above- all decisions shall be made by the President of the Conference Organizing Committee.
POLISH VERSION
1. Konferencja nosi nazwę "I Międzynarodowej Konferencji "See More" - Metody Obrazowania w Medycynie, Biologii i Archeologii" (ang. "1st International Scientific Meeting See More Imaging Methods in Medicine, Biology and Archaeology"), zwana dalej Konferencją.
2. Konferencja odbędzie się w dniach 08 grudnia - 09 grudnia 2017 roku, w budynku Centrum Naukowej Informacji Medycznej Uniwersytetu Medycznego im. Piastów Śląskich we Wrocławiu, przy ul. Marcinkowskiego 2-6, 50-368 Wrocław.
3. Organizatorem Konferencji jest Komitet Organizacyjny złożony z przedstawicieli Studenckich Kół Naukowych: SKN Paleoanatomii Vertex, SKN Radiologii, SKN Clinical and Dissecting Anatomy oraz SKN Antropologów JUVENIS
4. W ramach Konferencji odbędą się sesje plenarne ustne w języku angielskim lub polskim
5. a) Na Konferencję przyjmowane będą prace oryginalne, kazuistyczne lub poglądowe o szczególnej wartości merytorycznej. Każdy uczestnik może zgłosić dowolną liczbę prac.
b) Każdy uczestnik może być współautorem nieograniczonej liczby zgłoszonych prac.
6. Komitet Organizacyjny zastrzega sobie prawo zakwalifikowania nadesłanej pracy do innej sesji plenarnej niż wskazana przez osobę zgłaszającą.
7. Organizatorzy mogą wykreślić sesję bądź przyłączyć ją do innej.
8. O przyjęciu prac będzie decydowała recenzja Komitetu Naukowego. Komitet organizacyjny zastrzega sobie również prawo do utworzenia konkursu plakatów przy danej sesji, w której będą mogły wziąć udział prace, które nie zostały przyjęte do prezentacji ustnej.
9. Autorami prac mogą być studenci uczelni wyższych, uczestnicy studiów doktoranckich oraz młodzi naukowcy (do 35. roku życia).
10.Współautorami prac nie mogą być opiekunowie prac.
11. Dopuszczalna liczba autorów jednej pracy wynosi 5 osób.
12. Dopuszcza się podanie dwóch opiekunów naukowych dla jednej pracy.
13. Dopuszcza się, aby opiekunami prac byli uczestnicy studiów doktoranckich.
14. Streszczenia prac należy przesłać drogą elektroniczną, korzystając z formularza znajdującego się na stronie. Termin przesyłania streszczeń prac upływa 17 listopada 2017 roku o godzinie 23:59. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do wydłużenia terminu przesyłania streszczeń.
15. Zgłoszenie streszczenia pracy jest jednoznaczne z zaakceptowaniem przez autorów pracy Regulaminu Konferencji. Konsekwencje wynikające z nieprzestrzegania lub łamania Regulaminu ponoszą autorzy pracy.
16. Dopuszczalna długość streszczenia wynosi 2250 znaków (łącznie ze spacjami), musi mieć ono charakter strukturalny i zawierać: wstęp, cel pracy, materiały i metody, wyniki oraz wnioski.
W przypadku streszczenia prac kazuistcznych zawierać ono powinno: wstęp, opis przypadku, wnioski.
Streszczenia prac poglądowych powinny mieć: wstęp, opis problemu, podsumowanie.
Streszczenie musi być napisane w języku angielskim bez względu na sesję, na której praca ma być prezentowana. Za treść i formę streszczenia odpowiada osoba zgłaszająca.
17. Streszczenia powinny być przygotowane zgodnie ze wzorem dostępnym na stronie wydarzenia.
18. Streszczenia niespełniające wymogów formalnych mogą zostać odrzucone przez Komitet Organizacyjny.
19. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do wprowadzenia poprawek do zgłoszonych abstraktów, jeśli uznają, że znajdują się w nich rażące błędy redakcyjne.
20. W przypadku, gdy praca zostanie zakwalifikowana do konkursu plakatów, plakaty powinny zostać wykonane w wersji elektronicznej:
a) PDF, wielkość B1, 300 DPI
lub
b) JPG, rozmiar 8350 x 11811
21. Plakaty będą prezentowane podczas Konferencji w formie elektronicznej, w związku z czym nie wymaga się ich drukowania.
22. Lista zakwalifikowanych na Konferencję prac zostanie umieszczona na stronie internetowej Konferencji 23 listopada 2017 roku.
23. Koszty uczestnictwa.
a) po ogłoszeniu listy prac zakwalifikowanych osoba zgłaszająca, jak i wszyscy uczestniczący w konferencji współautorzy pracy, zobowiązani są do uiszczenia opłaty konferencyjnej. Koszt opłaty wynosi 70 zł dla uczestników czynnych, którzy zgłosili pracę do 5 listopada 2017 roku do godziny 23:59 oraz 100zł dla uczestników czynnych, którzy zgłosili pracę do 17 listopada do godziny 23:59.
b) w przypadku biernych uczestników, koszt opłaty wynosi 70 zł.
d) należność winna być uregulowana przelewem na konto:
BZ WBK XXXV O/Wrocław
35 1500 1793 1217 9000 9997 0000
tytułem "See More Konferencja [Imię i Nazwisko Uczestnika]"
do dnia 30.11.2017 r.
e) odpłatne uczestnictwo upoważnia do:
- otrzymania certyfikatu uczestnictwa/ potwierdzającego wygłoszenie pracy,
- wygłoszenia pracy przez jednego lub dwóch z autorów,
- udziału w dyskusji w charakterze współautora,
- otrzymania pakietu materiałów konferencyjnych,
- udziału w imprezach towarzyszących Konferencji,
- NOCLEGI NIE SĄ WLICZONE W KOSZT UCZESTNICTWA
g) Nie będzie możliwości wnoszenia opłaty u Organizatora w dniu konferencji.
h) Uwaga! Współautorzy pracy, którzy nie będą obecni na Konferencji nie są zobligowani do uiszczenia opłaty konferencyjnej.
24. Konferencja ma charakter wyłącznie niekomercyjny, a cały dochód z opłat konferencyjnych zostaje przeznaczony na pokrycie bezpośrednich kosztów jej organizacji.
25. Dowody wpłaty należy zachować do okazania przy rejestracji uczestnictwa w dniu Konferencji.
26. Faktury dla osób spoza Uniwersytetu Medycznego we Wrocławiu uiszczających opłatę konferencyjną na konto Uniwersytetu Medycznego we Wrocławiu będą wystawiane na wniosek uczestnika i wysyłane po zakończeniu konferencji na podany przez uczestnika adres. Aby otrzymać fakturę, należy za pośrednictwem udostępnionego na stronie internetowej formularza podać organizatorom wymagane dane: numer NIP uczelni, jej pełny adres, imię i nazwisko uczestnika Konferencji oraz adres na jaki ma zostać wysłana faktura.
27. Zgodnie z polityką Działu Finansowego Uniwersytetu Medycznego we Wrocławiu faktury będą przesyłane na adres odbiorcy faktury, tj. uniwersytetu, instytutu, firmy.
28. Definicje uczestnictwa w Konferencji:
a) UCZESTNIK AKTYWNY
- jest nim osoba zgłaszająca pracę i wszyscy współautorzy pracy obecni na Konferencji,
- każda z osób, zgłoszona jako autor lub współautor pracy obecny na Konferencji, zobowiązana jest do uiszczenia opłaty konferencyjnej i do zarejestrowania się za pomocą formularza dostępnego na stronie
- autor i współautorzy pracy obecni na Konferencji, otrzymują certyfikaty aktywnego uczestnictwa oraz zestaw materiałów konferencyjnych,
- autor i współautorzy pracy obecni na Konferencji, mogą uczestniczyć we wszystkich sesjach naukowych, wydarzeniach i warsztatach okołokonferencyjnych,
- w przypadku nieuiszczenia opłaty konferencyjnej i nie zarejestrowania się za pomocą formularza rejestracyjnego przez któregoś ze współautorów pracy, Organizatorzy mają prawo odmowy wystawienia mu kopii certyfikatu potwierdzającego wygłoszenie pracy.
b) UCZESTNIK BIERNY
- jest nim osoba będąca słuchaczem sesji tematycznych, nieprezentująca pracy naukowej,
- osoba ta zobowiązana jest do uiszczenia opłaty konferencyjnej i do zarejestrowania się za pomocą formularza dostępnego na stronie
- uczestnik otrzymuje certyfikat biernego udziału w Konferencji oraz zestaw materiałów konferencyjnych,
- uczestnik może uczestniczyć we wszystkich sesjach naukowych, wydarzeniach i warsztatach okołokonferencyjnych.
29. Czas przeznaczony na wystąpienie ustne wynosi: 8 minut na prezentację i 2 minuty na dyskusję. W przypadku ogłoszenia konkursu plakatów są to odpowiednio 5 minuty na prezentację i 2 minuty na dyskusję. Podany czas jest nieprzekraczalny i będzie rygorystycznie przestrzegany przez Przewodniczącego Komitetu Naukowego danej sesji oraz jej Koordynatora.
30. Do dyspozycji autorów prac będzie rzutnik multimedialny. Dopuszczalne formaty zapisu prezentacji to .ppt, .pptx oraz .pdf. Prezentację należy nadesłać na podany uczestnikowi przez Koordynatorów adres e-mail w nieprzekraczalnym terminie do 01 grudnia 2017 roku do godziny 23:59.
31. Wszyscy obecni na sesji autorzy wygłaszanej pracy mają prawo do uczestnictwa w dyskusji po zakończonej prezentacji. Członkowie Komitetu Naukowego oraz wszyscy obecni uczestnicy Konferencji mają prawo zadać pytanie dotyczące prezentowanej pracy każdemu z autorów pracy.
32. W każdej sesji zostaną wyłonione na zasadzie konkursu 3 najlepsze prace (I miejsce, II miejsce, III miejsce). W przypadku sesji, w której prezentowanych jest poniżej 10 prac, Organizatorzy zastrzegają możliwość przyznania mniejszej liczby nagród. W przypadku sesji, w której prezentowanych jest więcej niż 20 prac dopuszcza się przyznanie dodatkowych wyróżnień.
W przypadku ogłoszenia sesji plakatowej liczba przyznanych wyróżnień zależeć będzie od decyzji Komitetu Naukowego.
33. O kolejności miejsc w danej sesji będzie decydowała suma punktów przyznana przez członków Komitetu Naukowego. W sytuacji, gdy dwie lub więcej prac uzyskają identyczną sumę punktów, głos decydujący o przyznaniu miejsc ma Przewodniczący Komitetu Naukowego.
34. Elementy pracy oceniane przez Komitet Naukowy to: przygotowanie pracy (wprowadzenie, cel pracy, materiały, metody badawcze, wyniki, wnioski), waga problemu, sposób prezentacji, samodzielność pracy, dyscyplinę czasie, sposób prowadzenia dyskusji. Autorzy najlepszych prac otrzymują nagrodę i jeden egzemplarz dyplom uwzględniający nazwiska autorów pracy z wyszczególnieniem osoby prezentującej, tytuł pracy oraz zajęte miejsce.
35. Punktacja oraz ocena prac przez Komitet Naukowy są tajne. Komitet Naukowy może wypowiedzieć się na temat pracy w trakcie trwania dyskusji.
36. Wyniki konkursów poszczególnych sesji są tajne aż do momentu ich uroczystego ogłoszenia, które odbędzie się 09 grudnia 2017 roku.
37. Dowodem biernego uczestnictwa w Konferencji jest certyfikat biernego uczestnictwa, a dowodem wygłoszenia pracy certyfikat aktywnego uczestnictwa wystawiane po zamknięciu obrad Konferencji. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do odmowy wystawienia certyfikatu w sytuacji nie uregulowania opłaty rejestracyjnej, nie przybycia na konferencję lub nie wygłoszenia pracy przez jej autorów.
38. Kwestie sporne oraz nieujęte w Regulaminie rozstrzyga przewodniczący Komitetu Organizacyjnego.